証憑書類の整理保存

証憑書類とは？

領収書や請求書、納品書など取引があったことを証明する書面のことをいいます。 つまり、取引の事実や、適正な会計処理などの証拠書類というわけです。

 

整理保存が必要なわけ

そもそも「整理保存」とは、必要な書類をいつでも取り出せる状態のことを言います。１月毎にまとめておくだけではなく、その書類の内容によってファイルを変えるなど会社ごとのやり方で、全員が分かりやすい環境を作ることが重要です。多少整理に時間がかかってしまうかもしれませんが、先々のことを考えれば十分業務の効率アップに繋がると思います。それでは、整理保存が出来ていないとどのようなことが考えられるでしょうか。

1.書類の紛失

2.誤記や転記ミス

3.領収書の二重使用

4.社内不正

5.納品書と請求書の金額誤差に気付けない

以上のような経験はありませんか？このように、きちんとしていれば防げるミスを起こさない為にも、しっかりと整理保存を心掛けて戴きたいと思います。

 

証憑書類の保存の流れ（例）

①確　認　受け取った書類の記載内容に不備がないかよく確認する

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②付　番　証憑書類に証憑書番号を取引発生順に付番する

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③入　力　証憑書類の取引内容を記帳（入力）する

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④貼　付　証憑書類を所定のファイルに綴る

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⑤整　理　必要に応じて取り出せるように所定の整理棚に保管する

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⑥保　存　決算後、証憑書綴などを、帳簿書類保存箱などに入れ保存する