大量の文書やデータの管理は？―我が社のＤＸ（デジタルトランスフォーメーション）を考える―Ⅵ

私の会社では、給与明細、スケジュール管理、日報、内部でのやりとり（チャット）といった様々な機能がスマホ上で行なわれています。

現代のビジネスシーンにおいて、このスマートフォンというのは、もはや欠くことのできないツールといえましょう。

 

今後５Ｇなどの普及によって、大容量のデータ送受信が可能となり、その利用価値と頻度はますます高まっていくのではないでしょうか。

とはいえ、複雑な数字の計算処理業務も多いため、ＰＣ（パソコン）の出番がなくなるということは、私の業界ではありえないと思います。

 

近年、スマホは駆使できるけど、ＰＣは触ったことがないので使えない、という若者世代が出てきているという話ですので、ビジネスの現場では少し困ったことになるのではないかと危惧されます。

入社してからＰＣの教育をやり直さなければならないというのは、企業側としては頭の痛いことだろうと思います。

 

さて、我が社のＤＸの話に戻りますと、「顧客のデータ管理」という大事な部分も一つの大きなテーマになります。

これに関しては、会計ソフトや給与計算ソフトとは別に、全体的な社内業務管理システムを導入していますので、その中に組み込まれています。

 

ここでは、顧客の社名、住所、代表者名、役員名、顧問料その他の様々なデータがひと目で分かるようになっています。

ただ近年、ここで表現されるデータだけでは、少し不足を感じるようになってきていますので、この機能にさらにプラスアルファを加えるべく、その中身の検討に入っているところです。

 

前述の「全体的な社内業務管理システム」については、これを駆使することで、顧客管理から全体の業務進捗状況まで、多くのデータを検討したり管理することができます。

まさに、社内の全体的なＤＸ管理体制の構築といえましょう。

とはいえ、使っているうちに、やがてここでできる範囲からはみ出る部分があることが判明してくるためそれが気になってきます。

 

その一つに「文書（データ）の整理及び管理」というテーマがありました。

仕事の性質上、どうしても大量の紙によるデータの保存が避けられなかったのです。

この点に関しては、電子ファイリングといいますか、文書管理専用のシステムを、先に述べた「全体的な社内業務管理システム」とは別に、独立したシステムとして導入しています。

 

　　　　　　　　　私のデスク回り。まだまだ紙が多いなあ・・・

つづく