今後の課題、請求書の郵送作業―我が社のＤＸ（デジタルトランスフォーメーション）を考える―Ⅳ

ちゃんと整理して見てみたら、意外に整備されていた我が社のＤＸ（トランスフォーメーション）化環境。

今まで社内のデジタル化状況を、そういった俯瞰的な視点で見たことがなかったので、改めて整理してみて、昔からすると随分変貌したことに気づかされます。

 

どのような環境整備が成されているのか、各部署のパーツごとに見てみたいと思います。

もちろん、それがすべてパーツ別に分かれているわけではなく、互いに連携している部分もかなりあります。

 

まずのっけからややお恥ずかしい話になるのですが、各顧問先に対する請求業務は、金額の決定や確認についてはシステム化されているものの、請求書の発送は今でも郵便を使っています。

一部メールによるご請求はできているものの、大半のお客様については、いまだに請求書を郵送している状況です。

 

つまりここは、最終段階でアナログ的処理というわけです。

原因としては、多分にお客様側のデジタル系インフラの未整備によるものですので、今後の課題と言えましょう。

 

回収に関しては、契約時に金融機関からの自動引き落とし手続きを行なっていただくことで、集金の手間は省かれています。

各銀行とはインターネットバンキング契約を結んでいますので、入金された金額はそのまま自動記帳されることになります。

その他、法人口座での入出金はすべて自動記帳されます。

 

また、法人用クレジットカードで決済された経費等（私しか使いませんが・・）については、これも自動記帳されるため、入力の必要はありません。

尤も、カード明細書に何に使った経費か、私が手書きで書き込んで総務に渡さなければならない、という煩わしさはありますが・・・（これに関しては、さらに我が社の女性税理士による厳しいチェックが入りますので、極めて緊張感を伴なう作業となります。）

 

経理業務の中の大きな仕事である給与計算については、もちろん専用のソフトを使っています。

以前はタイムカードを見て、勤務時間を計算し給与の算定をしていたのですが、タイムカードも専用の磁気カードをタッチするだけで、出退社時間から勤務労働時間を自動計算してくれるシステムに変更し、随分合理化されています。

 

 

つづく